Аренда авто с экипажем у физического лица - Автомобильный портал

Аренда авто с экипажем у физического лица

Аренда авто с экипажем у физического лица

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организации необходимо взять у физического лица в аренду машину с экипажем.
Возможно ли это, или арендодатель должен иметь статус ИП? В этом случае необходимо ли водителю перед выходом в рейс проходить медосвидетельствование?

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора (п. 1 ст. 421 ГК РФ). В соответствии с положениями ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. При этом со стороны арендодателя могут выступать как физические лица, так и юридические лица.
Согласно п. 2 ст. 635 ГК РФ члены экипажа передаваемого в аренду транспортного средства являются работниками арендодателя и подчиняются его распоряжениям, относящимся к управлению и технической эксплуатации, а также распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства. По нашему мнению, сама по себе указанная норма не исключает возможности для арендодателя – физического лица управлять автомобилем, переданным в аренду, в качестве члена экипажа. Вместе с тем из ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения” (далее – Закон N 196-ФЗ) следует, что водитель, т.е. лицо, управляющее транспортным средством, может управлять транспортным средством если не в личных целях, то только в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
В связи с чем полагаем, что управлять собственным транспортным средством в качестве члена экипажа в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем, заключенного с организацией, арендодатель – физическое лицо (как являясь работником арендатора, так и не являясь им) может только в качестве индивидуального предпринимателя. В таком случае удовлетворяются требования гражданского законодательства и законодательства об обеспечении безопасности дорожного движения на территории Российской Федерации.
Вместе с тем на практике заключение с физическим лицом, в том числе с сотрудником, договора аренды транспортного средства с экипажем практикуется повсеместно*(1).
Если организация решит оформить договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, следует учесть следующее.
Пункт 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ устанавливает обязанности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, в том числе организовывать в соответствии с требованиями названного федерального закона, Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Закона N 196-ФЗ медицинское обеспечение безопасности дорожного движения включает в себя предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры.
Пунктом 3 той же статьи предусмотрено, что обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Указанные медицинские осмотры проводятся за счет средств работодателя (п. 5 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).
Требование о прохождении обязательных медицинских осмотров распространяется на индивидуальных предпринимателей в случае самостоятельного управления ими транспортными средствами, осуществляющими перевозки (п. 4 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).
Формально из п.п. 3, 4 и 5 ст. 23 Закона N 196-ФЗ следует, что обязанность проходить медицинские осмотры, в том числе предрейсовые и послерейсовые, распространяется только на индивидуальных предпринимателей и на лиц, работающих по трудовому договору. Однако мы полагаем, что по смыслу ст.ст. 20 и 23 Закона N 196-ФЗ медицинские осмотры в установленных случаях обязаны проходить все лица, управляющие транспортными средствами в интересах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по эксплуатации транспортных средств, независимо от оснований возникновения правоотношений между водителями и лицами, которые осуществляют эту деятельность. По нашему мнению, арендодатель, оказывающий услуги по управлению грузовым автомобилем, не может быть освобожден от обязанности по прохождению предварительных и послерейсовых медицинских осмотров на том основании, что он не является работником арендатора или индивидуальным предпринимателем.
Причем, поскольку коммерческая эксплуатация автомобиля (то есть деятельность, связанная с эксплуатацией этого транспортного средства) осуществляется арендатором, полагаем, что по смыслу приведенных норм обязанность по организации проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров (поскольку их проведение в настоящей ситуации является обязательным) лица, управляющего арендованным автомобилем, возлагается на организацию-арендатора.
Косвенное подтверждение этому мнению можно обнаружить и в судебной практике. Так, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 26.11.2010 по делу N А70-3549/2010 отметил, что лицо, использующее транспортное средство на праве аренды, признается владельцем транспортного средства, следовательно, осуществляя деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, оно обязано организовывать и проводить медицинские осмотры водителей. А Пятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 10.12.2014 N 05АП-14405/14 пришел к выводу о том, что лицо, от чьего имени фактически осуществляется перевозка груза, признается лицом, осуществляющим эксплуатацию транспортного средства, в связи с чем независимо от распределения прав и обязанностей сторон по гражданско-правовому договору (договор субаренды транспортного средства с экипажем) не освобождается от обязанностей, возникающих при вступлении его в правоотношения, связанные с обеспечением безопасности дорожного движения.
Таким образом, при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, обязанность по организации и проведению медицинских осмотров водителя арендованного транспортного средства (независимо от того, будет ли он являться работником организации или нет) будет лежать на организации-арендаторе.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ложечникова Елена

Ответ прошел контроль качества

16 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, например:
– Вопрос: Организация, применяющая общую систему налогообложения, заключила с физическим лицом, не являющимся ИП, договор аренды транспортного средства с экипажем.
Можно ли расходы на содержание транспортного средства (топливо и др.) включить в арендную плату? Какие документы необходимы для подтверждения расходов организации в целях налога на прибыль? Обязательно ли оформлять путевые листы с указанием маршрута движения? Обязательна ли отметка о медицинском осмотре? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2017 г.)
– Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)
– Вопрос: Организация (арендатор) и работник (арендодатель) заключили договор аренды транспортного средства с экипажем. Необходимо ли работнику проходить предрейсовые медосмотры и вести путевые листы в этом случае? Каким образом организация и ее работник могут оформить использование работником личного автомобиля для служебных поездок, не прибегая к заключению с ним договора аренды транспортного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)
– Вопрос: Организация (арендатор) заключила с физическим лицом договор аренды грузового автомобиля. Физическое лицо – арендодатель по договору не выступает в качестве ИП, не является работником арендатора. Предполагается, что услуги по управлению транспортным средством арендодатель будет оказывать лично. Кто при договоре аренды с экипажем между арендодателем – физическим лицом и арендатором – юридическим лицом несет ответственность за несоблюдение режима труда и отдыха водителя? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2015 г.)

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Читайте также:  Технические неисправности при которых запрещена эксплуатация автомобиля?

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке его действия;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
  7. показания одометра при выезде и при заезде;
  8. дата и время выезда и заезда в гараж;
  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Аренда автомобиля с экипажем у физического лица: бухучет и налогообложение

Аренда автомобиля с экипажем у физического лица подразумевает предоставление физлицом ТС вместе с водителем, и налогообложение при этом отличается от простого взятия авто во временное пользование. Большую часть выплат в налоговую платит арендодатель, он же согласно соглашению об аренде обязан осуществлять плановый и внеплановый ремонт авто. Такой тип фрахтования обходится дороже, поскольку в арендную плату посчитаны все расходы и возможные риски владельца.

Как заключить договор аренды автомобиля

Порядок составления договора аренды транспортного средства с экипажем определяется ст. 633 ГК РФ. В соответствии с ней при заключении соглашения об аренде владелец обязуется предоставить арендатору в срочное пользование ТС, а также персонал для обслуживания. В обязанности владельца включается ремонт и техническое обслуживание.

Арендатор, в свою очередь, обязуется своевременно выплачивать деньги за пользование автомобилем и услуги по управлению. Взамен арендатор получает возможность распоряжаться полученным во временное пользование ТС для коммерческой эксплуатации, отдавать распоряжения по управлению автомобилем персоналу.

В договоре также указан срок действия этого соглашения, реквизиты сторон, размеры вознаграждения за услуги водителя и аренду. Соглашение об аренде ТС не нуждается в государственной регистрации по правилам п. 2 ст. 609 ГК РФ.

Какие налоги должен и не должен платить арендодатель

Физическим лицом, предоставившим свое ТС с экипажем в аренду, оплачиваются все страховые и налоговые взносы. Арендатор оплачивает только расходные материалы для эксплуатации автомобиля (например, заправку бензином), если иное не предусмотрено условиями официального соглашения.

Налог на прибыль

Прибылью считаются все доходы за исключением средств на оплату труда и текущий ремонт. Расходы на транспортное средство, ремонт и техобслуживание признаются таковыми при предоставлении документов за период их возникновения. Прибылью признается выгода, полученная после выплаты заработной платы и всех текущих расходов.

Читайте также:  Договор на грузоперевозки с физическим лицом образец

Налог на добавленную стоимость

Когда в роли арендодателя выступает физическое лицо, налогообложение по НДС не осуществляется, ведь его должны платить только юридические лица.

Необходимость оплаты НДС возникает при ремонте ТС, ведь многие фирмы включают его в счет. Если начисление НДС было произведено, плательщик должен указать его в дебете счета 19 и кредите субсчета 60. По действующему налоговому законодательству этот НДС принимается к вычету.

Единый социальный налог

По 264 ст. Налогового Кодекса РФ ЕСН начисляется на заработную плату водителю ТС. Та часть денег, которую арендатор выплачивает за пользование автомобилем, ЕСН не облагается.

На примере ЕСН видно, что налогообложение зависит от вида доходов. Поэтому при составлении документа об аренде транспортного средства с экипажем стоит выделить отдельно суммы, получаемые за пользование авто и за услуги водителя.

НДФЛ и взносы на обязательное страхование

НДФЛ облагаются оба вида доходов – и деньги, полученные за аренду транспортного средства, и оплата услуг водителя. От обеих сумм взимается НДФЛ в размере 13%. Основанием служит ст. 224 НК РФ.

Взносы на обязательное страхование физлицо платит только в том случае, если с водителем заключен гражданско-правовой договор о трудоустройстве, в котором указана необходимость осуществлять такие выплаты. При отсутствии в контракте с водителем такого пункта страховые взносы физлицо не платит.

Транспортный налог

НК РФ в 357 ст. указывает, что налогоплательщиком транспортного налога является владелец ТС, на которого автомобиль зарегистрирован. При передаче машины в аренду с экипажем арендодатель остается владельцем автомобиля, а значит – именно на него возлагается обязанность выплаты ТН.

Страховые платежи

Страхование автомобиля происходит за счет хозяина. При наступлении страхового случая все полагающиеся выплаты также получает владелец автомобиля.

Другие взносы

Порядок других выплат отражен в договорах арендодателя с персоналом, страховыми компаниями и т.д. По ним оплату всех страховых платежей производит та сторона, на которую эта обязанность возложена. Если в договоре какой-либо пункт не указан, оплату осуществляет тот, кто должен это делать по законодательству.

Тонкости бухучета

Арендатор при заключении договора с физическим лицом должен учитывать, что:

  1. Оплата аренды автомобиля признается расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерский отчет ее включают по истечении отчетного месяца.
  2. Отражение этих расходов в бухучете требует документального подтверждения. Эту роль выполняют официальное соглашение об аренде ТС с персоналом, акты приемки оказанных услуг, а также другие доказательства использования арендованного авто, например, путевые листы.

Несмотря на то, что большую часть расходов официально оплачивает владелец машины, он все равно включает их в стоимость использования автомобиля. Поэтому неофициально выплата все равно происходит за счет арендатора. Учитывая особенности эксплуатации ТС с экипажем, многие предпочитают сами водить автомобиль, таким образом снижая расходы «на экипаж» и предотвращая накрутки за возможные риски.

Договор аренды транспортного средства с экипажем

Отзывов:Просмотров:8555
Голосов:Обновлено:26.02.2013

Автор документа

число консультаций:82
отмеченных лучшими:5
ответов к документам:52
размещено документов:927
положительных отзывов:84
отрицательных отзывов:6

ДОГОВОР АРЕНДЫ № _____

транспортного средства с экипажем

“__”_________ ____ г.

_________________________________, именуем__ в дальнейшем “Арендодатель”, в лице ____________________________, действующ___ на основании ___________, с одной стороны, и _______________________________, именуем__ в дальнейшем “Арендатор”, в лице _____________________________, действующе__ на основании ____________________, с другой стороны, вместе именуемые “стороны”, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Согласно настоящему договору Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль марки _________________________, государственный регистрационный знак _____________________, идентификационный номер (VIN) ______________, год выпуска _________, двигатель № _________, шасси (рама) № отсутствует ________, кузов (коляска) № ___________, паспорт транспортного средства серия _________ № ________________, свидетельство о регистрации (техпаспорт) транспортного средства серия ______ № ___________, выдано _____________________, именуемый в дальнейшем “автомобиль”, во временное владение и пользование за плату, а также оказывает Арендатору своими силами услуги по управлению автомобилем и по его технической эксплуатации.

1.2. Предоставляемый в аренду автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности.

1.3. Автомобиль передается в комплекте с ______________ (указать, какое дополнительное оборудование или документация передается вместе с ним, если что-то будет передаваться).

1.4. Автомобиль арендуется в целях __________________________.

1.5. Автомобиль предоставляется в аренду на период выполнения ___________________ работ.

1.6. Автомобиль передается _________________________________.

(указать адрес для его передачи)

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Арендодатель обязуется:

а) в течение всего срока действия настоящего договора поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей;

б) предоставлять Арендатору услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля с обеспечением его нормальной и безопасной эксплуатации в соответствии с целями аренды, указанными в п. 1.4 настоящего договора;

в) обеспечить соответствие состава экипажа и его квалификации требованиям обычной практики эксплуатации автомобилей данного вида и условиям настоящего договора;

г) нести расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание. Членами экипажа являются работники Арендодателя, которые подчиняются распоряжениям Арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям Арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.

2.2. Арендатор обязуется:

а) уплачивать арендную плату в соответствии с настоящим договором;

б) в течение ______ после направления письма, указанного в п. 3.1 настоящего договора, по акту приема-передачи, составленному уполномоченными представителями сторон, возвратить автомобиль Арендодателю в состоянии, необходимом для его использования в соответствии с целями использования, указанными в п. 1.4 настоящего договора, с учетом нормального износа.

2.3. Арендатор вправе без согласия Арендодателя в рамках осуществления коммерческой эксплуатации арендованного автомобиля от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования автомобиля, указанным в п. 1.4 настоящего договора.

2.4. Арендатор вправе (не вправе) сдавать арендованные машины в субаренду с согласия (без согласия) Арендодателя.

3. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АВТОМОБИЛЯ

3.1. Передача автомобиля осуществляется по акту приема-передачи, составляемому в двух экземплярах и подписываемому уполномоченными представителями сторон. После окончания указанных в п. 1.5 настоящего договора работ, которое подтверждается подписанием между сторонами акта приема-сдачи работ, Арендодатель направляет Арендатору письмо о необходимости возврата автомобиля. Арендатор обязан возвратить автомобиль в течение _____ после направления этого письма.

4. АРЕНДНАЯ ПЛАТА

4.1. Арендная плата по настоящему договору составляет ___________ в месяц (квартал, год). Арендная плата уплачивается Арендатором не позднее _____ числа каждого месяца (квартала, года) путем перечисления денежных средств расчетный счет Арендодателя.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. В случае гибели или повреждения арендованного автомобиля Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки, если последний докажет, что гибель или повреждение автомобиля произошли по обстоятельствам, за которые Арендатор отвечает в соответствии с законом или настоящим договором.

5.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным автомобилем, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель в соответствии с правилами, предусмотренными гл. 59 ГК РФ. Он вправе предъявить к Арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине Арендатора.

6. ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

6.1. Арендодатель вправе в одностороннем порядке досрочно расторгнуть настоящий договор и потребовать возмещения убытков в случаях, когда Арендатор:

  • использует автомобиль не в соответствии с его назначением;
  • существенно ухудшает состояние автомобиля;
  • не уплачивает арендную плату более ___________________________.

6.2. Арендатор вправе требовать досрочного расторжения настоящего договора в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

6.3. Стороны вправе досрочно расторгнуть настоящий договор по соглашению между ними.

7. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

7.1. Условия настоящего договора, дополнительных соглашений к нему и иная информация, полученная сторонами в соответствии с договором, конфиденциальны и не подлежат разглашению.

8. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

8.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.

8.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

9. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ

9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по настоящему договору, если их исполнению препятствует чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила). В этом случае сторона, для которой возникли такие обстоятельства, обязана как можно быстрее сообщить об этом второй стороне.

10. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

10.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения сторонами своих обязательств по договору.

10.2. В случае реорганизации Арендодателя его права и обязанности по настоящему договору переходят к правопреемнику.

10.3. В случае реорганизации Арендатора его права и обязанности переходят к его правопреемнику.

10.4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника

Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целя Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой сумм Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:

  • факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
  • факт использования арендованного авто в деятельности компани Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
  • сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.

Договор аренды автомобиля

При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьс

Если арендуем только авто

В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компани Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.

Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа

Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:

Читайте также:  Где продают машины отобранные судебными приставами

1. Предмет Договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ЮАО г. Москвы 06.02.2014). Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласн

1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
— страховой полис серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».

1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб. По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодател Прописав такое условие в договоре аренд вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии. Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договор

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля, Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль. Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля. По закону страховать автомобиль должен арендодател Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4. Порядок расчетов

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб. Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водител

Акт приема-передачи автомобиля

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
— имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
— на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет. Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

  • факт использования арендованной машины в деятельности компании;
  • расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за меся

СОВЕТ

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взнос А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информаци

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатор В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Передал:
Арендодатель
Принял:
Арендатор
Содержание операцииДтКт
Деньги из кассы выданы под отчет71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)
Затраты на эксплуатацию автомобиля приняты к учету в составе МПЗ10 «Материалы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Затраты на эксплуатацию автомобиля списаны в состав расходов20 «Основное производство» (91 «Прочие доходы и расходы»)10 «Материалы»

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

  • сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
  • затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.

Ссылка на основную публикацию