Расходы по аренде автомобиля налог на прибыль - Автомобильный портал

Расходы по аренде автомобиля налог на прибыль

Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника

Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целя Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой сумм Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:

  • факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
  • факт использования арендованного авто в деятельности компани Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
  • сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.

Договор аренды автомобиля

При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьс

Если арендуем только авто

В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компани Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.

Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа

Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ЮАО г. Москвы 06.02.2014). Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласн

1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
— страховой полис серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».

1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб. По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодател Прописав такое условие в договоре аренд вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии. Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договор

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля, Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль. Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля. По закону страховать автомобиль должен арендодател Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4. Порядок расчетов

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб. Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водител

Акт приема-передачи автомобиля

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
— имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
— на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет. Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

  • факт использования арендованной машины в деятельности компании;
  • расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за меся

СОВЕТ

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взнос А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информаци

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатор В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Передал:
Арендодатель
Принял:
Арендатор
Содержание операцииДтКт
Деньги из кассы выданы под отчет71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)
Затраты на эксплуатацию автомобиля приняты к учету в составе МПЗ10 «Материалы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Затраты на эксплуатацию автомобиля списаны в состав расходов20 «Основное производство» (91 «Прочие доходы и расходы»)10 «Материалы»

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

  • сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
  • затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке его действия;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
  7. показания одометра при выезде и при заезде;
  8. дата и время выезда и заезда в гараж;
  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой 3 , а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 “Путевой лист легкового автомобиля” указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России 5 . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа 6 , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как “разъезды по городу”, налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

  • реальная протяженность маршрута;
  • фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
  • фактический расход топлива на 100 км;
  • нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы “пик”, климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 “Арендованные основные средства” в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 “Расходы организации” суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет “Налог на доходы физических лиц” —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,

эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Статья опубликована в журнале
“Налоговая политика и практика”
№ 8 август 2010

1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.

Расходы по аренде автомобиля налог на прибыль

опубликовано: № 32 (1192) – август 2015, добавлено: 19.08.2015 комментарии

Тематики: Бухгалтерский учет Налог на прибыль организаций НДФЛ Страховые взносы

Заключен договор аренды автомобиля с директором предприятия, оплата производится по договору аренды. Общая система налогообложения.
Как учесть?

Договоры аренды транспортного средства бывают двух видов:
с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст. 632641 ГК РФ);
без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст. 642649 ГК РФ).

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Отсюда следует, что чтобы заключить договор аренды автомобиля без экипажа, управлять автомобилем должен не арендодатель, то есть в Вашем случаене директор.

Вы не указали, какой вид договора заключен.

Будем исходить из того, что автомобилем управляет сам директор .

Поэтому заключается договор аренды автомобиля с экипажем.

По договору аренды транспортного средства с экипажем поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, обязан арендодатель.

Минфин РФ считает, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством.

При этом для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику.

Таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг (письмо от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780).

Ст. 636 ГК РФ установлено, что если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Следовательно, организация-арендатор вправе оплачивать расходы на ГСМ.

В письме от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780 Минфин РФ сообщил, что в том случае, если по договору аренды транспортного средства с экипажем расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, несет арендатор, он вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами.

То есть Вы вправе учесть расходы на ГСМ как расходы на содержание служебного транспорта (п.п. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Арендные платежи учитываются на основании п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Согласно ст. 272 НК РФ при методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений ст. 318320 НК РФ.

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

При этом для расходов в виде арендных платежей за арендуемое имущество датой осуществления расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (п.п. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Следовательно, документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

В письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 г. № 20-12/041966.1 сказано, что к таким документам, например, относятся:

приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;

заявки на использование арендованных автомобилей;

копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

В п. 10 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 18.09.2008 г. № 152, указано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

В письме от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51 Минфин РФ, ссылаясь на данную норму, сообщил, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно, а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

Путевой лист является первичным документом по учету работы автомобильного транспорта.

При этом следует учесть, что для подтверждения расходов, связанных с арендой автотранспортных средств, первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об экономической оправданности и обоснованности произведенных расходов в производственных целях (письмо УФНС по г. Москве от 23.10.2006 г. № 20-12/92786).

В письме от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 Минфин РФ разъяснил, что организации, на которых положения приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

По мнению Минфина, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ .

Вместе с тем, указал Минфин РФ в письме от 30.01.2013 г. № 03-03-06/2/12, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р.

Расходы на оплату трудаСогласно п. 21 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями.

Учитывая то, что договор аренды транспортного средства с экипажем заключен с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством, в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ, могут учитываться в составе расходов на оплату труда.

В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

Поэтому сумма арендной платы не облагается страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС.

Поскольку объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках в том числе гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, то специалисты ПФР в частных разъяснениях настаивают на том, что вознаграждение, выплачиваемое организацией физическому лицу по заключенному с ним договору аренды автотранспортного средства с экипажем, за услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации является объектом обложения страховыми взносами.

В то же время в базу для начисления страховых взносов в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащих уплате в ФСС РФ, не включаются любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (п.п. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

То есть на сумму вознаграждения за услуги по управлению автомобилем начисляются страховые взносы только в ПФР и ФФОМС.

Если в документах, имеющихся у организации, отсутствуют сведения о вознаграждении физическому лицу непосредственно за управление транспортным средством и его техническую эксплуатацию, то с контролирующими органами могут возникнуть споры о суммах выплат, на которые должны начисляться страховые взносы.

П. 1 ст. 5 Федерального закона РФ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» установлено, что физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если в соответствии с указанным договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Следовательно, если в договоре аренды транспортного средства с экипажем не будет указано, что арендатор обязуется уплачивать с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем взносы «на травматизм», то обязанность по уплате взносов не возникнет.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ), в том числе доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в РФ (п.п. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), и вознаграждение за выполненную работу, оказанную услугу (п.п. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ с арендной платы и стоимости услуг по управлению автомобилем обязана организация, поскольку в данном случае она признается налоговым агентом в соответствии со ст. 226 НК РФ.

В Справке о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ), утвержденной приказом ФНС РФ от 17.11.2010 г. № ММВ-7-3/611@, указываются следующие коды доходов:

2010выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений);

2400доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств.

Ст. 105.1 НК РФ установлено, что если особенности отношений между лицами могут оказывать влияние на условия и (или) результаты сделок, совершаемых этими лицами, и (или) экономические результаты деятельности этих лиц или деятельности представляемых ими лиц, указанные лица признаются взаимозависимыми для целей налогообложения.

Организация и лицо, осуществляющее полномочия ее единоличного исполнительного органа, признаются взаимозависимыми лицами (п.п. 7 п. 2 ст. 105.1 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 105.3 НК РФ при определении налоговой базы с учетом цены товара (работы, услуги), примененной сторонами сделки для целей налогообложения, указанная цена признается рыночной, если ФНС РФ не доказано обратное либо если налогоплательщик не произвел самостоятельно корректировку сумм налога (убытка) в соответствии с п. 6 настоящей статьи.

Сделка между взаимозависимыми лицами , местом регистрации, либо местом жительства, либо местом налогового резидентства всех сторон и выгодоприобретателей по которой является РФ, признается контролируемой при наличии, в частности, следующего обстоятельства: сумма доходов по сделкам (сумма цен сделок) между указанными лицами за соответствующий календарный год превышает 1 млрд рублей.

ФНС РФ может проверить полноту исчисления и уплаты следующих налогов:

налога на прибыль организаций;

НДФЛ, уплачиваемого в соответствии со ст. 227 НК РФ (индивидуальными предпринимателями);

НДС (в случае, если одной из сторон сделки является организация (индивидуальный предприниматель), не являющаяся (не являющийся) налогоплательщиком НДС или освобожденная (освобожденный) от исполнения обязанностей налогоплательщика по НДС) (п. 4 ст. 105.3 НК РФ).

Поэтому в Вашем случае Вы вправе установить любую цену по договору аренды.

Налоговые органы не вправе проверять данную сделку , поскольку арендодатель – физическое лицо, не являющееся предпринимателем, а арендатор – организация не получает доходов от этой сделки.

Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства».

Арендованные основные средства учитываются на счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договорах на аренду.

Начисление арендной платы ежемесячно отражается:

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

  • физическое;
  • юридическое;
  • индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

  • марка и модель автомашины;
  • ее пробег на момент передачи;
  • стоимость данного актива;
  • данные технического осмотра;
  • номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

  • 20 «Основное производство»;
  • 23 «Вспомогательные производства»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

  • дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
  • дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
  • дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

  • дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
  • дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

  • страховку;
  • парковку;
  • заправку;
  • ремонт;
  • компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

  • дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
  • дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
  • дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
  • дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
  • дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
  • дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
  • дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
  • дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
  • дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
  • 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

  • арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
  • автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
  • есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

  • если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
  • если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».
Читайте также:  Нужна ли медицинская справка при регистрации автомобиля?
Ссылка на основную публикацию